秘书如何做好开放参观活动

秘书如何做好开放参观活动

准备与接待工作
      　　1. 确定开放参观的项目
      　　（1）组织的展览室；
      　　（2）生产设备和工艺流程；
      　　（3）厂区环境；
      　　（4）员工的教育与培训设施；
      　　（5）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施
      　　2. 开放参观活动的操作流程
      　　3. 秘书的职责
      　　（1）准备内容：
      　　①准备与寄发请柬；
      　　②为来宾准备休息服务处；
      　　③准备介绍材料；
      　　④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；
      　　⑤准备茶水饮料；
      　　⑥准备赠送的礼品和纪念品。
      　　（2）接待服务与要求：
      　　①来宾到达后热情引导接待；
      　　②放映视听资料时认真解说；
      　　③参观过程中为来宾做向导；
      　　④做好招待来宾的餐饮服务；
      　　⑤耐心解答来宾提出的各种问题；
      　　⑥做好欢送工作。
      　　
拟订活动方案
      　　1. 确定主题
      　　常见的主题有：
      　　（1）扩大组织的知名度，提高美誉度；
      　　（2）促进组织的业务拓展；
      　　（3）和谐组织与社区的关系；
      　　（4）增强员工或家属的自豪感。
      　　2．安排开放参观的内容
      　　参观的内容一般包括：
      　　（1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。
      　　（2）现场观摩，让参观者参观现场。
      　　（3）实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。
      　　3．选择开放参观的时机
      　　最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。
      　　4．确定邀请对象
      　　一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。
      　　5．选择参观路线
      　　参观路线的选择要求做到：
      　　（1）能引起参观者的兴趣；
      　　（2）能保证参观者的安全；
      　　（3）对组织正常工作干扰小。
      　　以上三点要综合考虑。
      　　6．策划宣传工作
      　　参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。
      　　7．做好解说及接待准备
      　　（1）挑选并培训导游或解说人员；
      　　（2）制作并寄发请柬；
      　　（3）设立接待服务处；
      　　（4）准备特殊的参观用品；